اعمال شئون الطالبات

أعمال شئون الطلبة


تقاس درجة تقدم الأمم بما تملكه من موارد بشرية مدربة تمتلك المهارات للتغلب على المشكلات والنهوض بمستقبل الأمة وتوفير الموارد المادية اللازمة لارتفاع مستوى معيشة الفرد والمجتمع –وعلى هذا فلابد من ان يتوافر بالمؤسسة حال المراجعة البنية المعلوماتية وشبكة معلوماتية وقواعد بيانات تيسر أعمالها ....
ولذا على المؤسسة وضع خطة لتكوين قواعد معلومات لكل قطاعاتها وسوف نتناول اليوم فى أولى لقائتنا شئون الطلبة والسجلات التى يتابعها المراجع على النحو التالى
1- التأكد من أن سجل قيد الطالبات ممسوك بعناية وان جميع بياناته مستقاه من مصادرها الرسمية ( الشيت كنترول )وذلك بالنسبة للطالبات المنقولات والراسبيات والمعاد قيدهن اما بالنسبة للطالبات المستجدات من استمارة 41 وانه قد تم انشاؤه صفوفا لاشعبا بمجرد اعلان نتائج امتحانات النقل
2- ان يتم مراجعةالطالبات المنقولات والراسبات بسجل قيد الطالبات على نتائج امتحانات النقل والمحولين من والى المدرسة من واقع طلبات التحويل وملفات الطالبات المعاد قيدهم على نتيجة امتحانات النقل والاستمارة البيضاء الدالة على النجاح ونتائج امتحانات الشهادات او الدبلومات بالنسبة لتلاميذ الفرق النهائية
3- التحقق من ان الطالبات المفصولات والمحولات من المدرسة قد تم التأشير قرين كل منهم بالمداد الاحمر مع ذكر تاريخ الفصل وايضاح اسبابة والمدرسة التى تم التحويل اليها وتاريخ التحويل
4- مراجعة اسماء الطلبة المستجدين على استمارة 41 من واقع ملفات الطالبات والتحقق من سلامة قبولهم وفق الشروط التى تضعها الوزارة سنويا ومجموع الدرجات على مستوى المديرية او الادارة التعليمية بالنسبة لكل نوع من التعليم
5- مراجعة العمل بدفتر المحولين من والى المدرسة على طلبات التحويل وملفات التلاميذ والتأكد من سلامة الاجراءات وخاصة المحولين من المدارس الخاصة ذات المصروفات وفصول الخدمات التعليمية
6- ان تراجع ملفات التلاميذ بالنسبة للفرق الاولى كاملة وتؤخذ بطريق الجشنى بعض الملفات الخاصة بالفرق الاخرى والتأكد من استيفاء الملفات لكافة الاوراق والدمغات وسلامتها
7- التأكد من حسن سير العمل فى دفاتر غياب وحضور التلاميذ والتأشير اولا باول بالغياب من واقع استمارات حصر الغائبين يوميا ومطابقة ذلك على استمارات التغذية فى المدارس التى تصرف وجبات تغذية
8- التأكد من ان اولياء امور الطلبة الغائبين ترسل اليهم اخطارات عن غياب اولادهم فى المواعيد المحددة وان ردود اولياء الامور قد عرضت على ناظر المدرسة او على الطبيب المختص فى حالات الاعتذار بالمرض ثم اودعت بملفات الطلبة
9- ان فصل الطلبة من المدرسة واعادة قيدهم قد تم وفق التعليمات وان رسوم اعادة القيد قد سددت فى المواعيد المقررة ووردت لحساب المديرية
10.ان العمل بدفتر التجنيد يسير وفق التعليمات وان طلبات تأجيل تجنيد الطلبة تتم وفقا لاحكام القانون والتعديلات التى ادخلت عليه وانه لايسمح للطالب بالانتظام فى الدراسة متى بلغ نهاية امد التأجيل قبل بدء العام الدراسى والتحقق من ان كل طالب جاوز سنه 16 سنة يحمل بطاقة شخصية وقيد بياناتها بسجل المدرسة
11.التأكد من قيام المدرسة بتحرير الاحصاء الشهرى عن حالة التلاميذ وارساله للمديرية او الادارة التعليمية للمراجعة والاعتماد
12.التأكد من سلامة تسوية المصروفات المدرسية بسجل قيد التلاميذ ودفاتر 123 ت0ت
013التأكد من ان المدرسة لم تحصل من الطلبة رسوما او مبالغ اخرى زيادة على الرسوم المقررة الا بترخيص كتابى سابق من المديرية او الادارة التعليمية وفى حالة الترخيص لابد من استخراج ايصال عن كل مبلغ من المبالغ التى تحصل



-أهم الأعمال الدورية التي يجب علي مدير المدرسة متابعتها بالمدرسة


أولا : - الأعمال الدورية الشهرية:
1. في اليوم الأول من كل شهر :
أ صرف الأجور للعاملين
2. في اليوم الثالث من كل شهر :
أ*- عمل الاحصاءات الشهرية للطلبة ( ترسل الي شئون الطلبة )
ب*- عمل كشف التمغة الشهري ( يرسل الي قسم المخازن والمشتريات )
3. في اليوم الخامس من كل شهر :
تحرير كشوف المرتبات عن الشهر الحالي ( ترسل لماهيات الأدارة )
4. في اليوم العاشر من كل شهر :
إرسال كشوف المرتبات بعد الصرف وبعد توريد ما لم يصرف
5. في اليوم الخامس والعشرين من كل شهر :
صرف إيجار المبني ( المدارس المؤجرة ) ( يرسل الي قسم المباني بالادارة )


ثانيا : استعاضة السلفة المستديمة كلما قاربت علي النفاذ :
ثالثا : الأعمال الهامة التي تؤدي بالمدرسة :
1. في شهر يناير من كل سنة :
*أ- تحرير اقرارات الحالة الاجتماعية من اربع صور لجميع العاملين بالمدرسة واعتمادها وارسالها لشئون العاملين بالادارة والاحتفاظ بصورة بالملف الفرعي
*ب- الاخطار عن اسماء الذين يحالون الي المعاش في السنة الميلادية الحالية
*ج- تأخذ الواردة والصادرة رقم 1
*د- طلب استمارات الامتحانات العامة
2. في شهر يونية من كل سنة :
*أ- حصر الانتاج للجمعيات المدرسية واتخاذ الاجراءات المخزنية
*ب- حصر الاصناف التالفة والقابلة للأصلاح لأتخاذ الاجراءات في كل منها
*ج- جرد العهد الفرعية والكلية
3. في شهر يولية من كل سنة :
*أ- انشاء سجل قيد التلاميذ
*ب- البدء في طلب الدفاتر المالية وأدوات التعليم وما يلزم المدرسة استعداد للعام الدراسي الجديد
4. في شهر أغسطس من كل سنة :
أ- الحساب الختامي للأنشطة المدرسية المختلفة في 31/8
ب*- اتمام تمديد المدارس بالدفاتر المالية والكتب وادوات التعليم
ت*- استكمال اعداد الحجرات الدراسية ودهان السبورات لأستقبال التلاميذ
ث اعداد الجداول للسادة المدرسين
ج تنظيم عملية توزيع الكتب الدارسية وتسهيلها للطلبة
5- في شهر أكتوبر من كل سنة :
نقوم بإخطار شئون الطلبة بالادارة بالآتي :
*أ- أصل وصورة من استمارات المستجدين إن وجدت
*ب- تقوم المدرسة بعمل كشوف بأسماء الطلبة المحولين من وإلي المدرسة
*ج- كشف بأسماء الطلبة المفصولين وموقفهم من القبول
*د- كشف بأسماء الطلبة المعاد قيدهم
هـ تقوم المدرسة بعمل أصل وصورة من كشوف توزيع الكتب وترسل لقسم المخازن بالإدارة
6- في شهر نوفمبر :
7- الحساب الختامي لمشروع رأس المال الدائم بمدارس التعليم الزراعي
- اختصاصات إدارة المدرسة
أولا مدير ادارة المدرسة :
حيث تعددت وظيفة مدير بالمدارس إلي ( مدير أول – مدير أ – مدير ب ).
فتقع علي مسئولية مدير إدارة المدرسة توزيع الاختصاصات علي باقي هيئة الإدارة المدرسية ويكون مسئولا عن متابعة العمل المالي والإداري بالمدرسة والتحقيق مع العاملين المخالفين

أولا :مدير إدارة المدرسة الشئون المالية :
1. تشكيل لجان الجرد 2جرد الخزينة 3مستندات الصرف4اعتماد الماهيات والأجور


5-اعتماد كشوف الجرد والاستهلاك 6توجيه الصرف من الأنشطة واعتماد المستندات
7-متابعة تحصيل المصروفات المدرسة ومتابعة الأعمال المالية بالمدرسة
8-جرد السلفة المستديمة 9جرد خزينة المدرسة مرتين كل شهر
ثانيا مديرالمدرسة :
1. تشكيل لجان القبول بالمدرسة واعتماد قرارها 2توجيه البريد لجهات الاختصاص
3-تشكيل لجان قبول التحويلات بالمدرسة 4تشكيل لجان الجرد 5متابعة ورود الكتب وتوزيعها 6متابعة اعمال الترميمات البسيطة 7متابعة اعمال إصلاح الأثاث
8-متابعة تنفيذ التعليمات التي ترد للمدرسة من الأدارة
اختصاصات مدير اووكيل المدرسة
1 ش. ع 2 ش.ط
بجانب العمل الفني المكلفين به ،يتم توزيع العمل الإداري علي السادة الوكلاء :


اختصاصات شئون الطلبة
1. قبول التلاميذ المستجدين والمحولين واعادة القيد في حدود القواعد المقررة ( يتم تشكيل لجنة للقبول بمعرفة مدير المدرسة )
2. متابعة العمل في :
*أ- سجل الرسوم المدرسية
*ب- دفاتر الغياب للتلاميذ
*ج- ملفات التلاميذ ( خاصة الجدد )
*د- جرد العهد بالمدرسة ومتابعة ورود الكتب المدرسية
*ه- عمل الاحصاءات الشهرية ( ترسل خلال الثلاث أيام الاولي من كل شهر )

( يعتبر مديري المدارس ونظارها منذ تسلمه العمل بالمدرسة عالما بجميع القوانين واللوائح التي تحكم العمل )

· اختصاصات مدير / وكيل المدرسة في الأعمال المالية بالمدرسة :
1. علي وكيل المدرسة أو مدير المدرسة فور علمه أو اكتشافه اختلاس او عجز في العهد بالمدرسة ان يقوم بابلاغ الادارة للنظر في تطبيق المادة 488 من اللائحة المالية والمادة 340 من لائحة المخازن
2. القيام بجرد خزينة المدرسة مرتين في الشهر علي الأقل
3. علي مدير المدرسة اطلاع العاملين بالمدرسة علي النشرات التي ترد للمدرسة والتوقيع عليها بالعلم وحفظها بملفاتها
4. الالتزام بأغراض الصرف من السلفة المستديمة والسلف المؤقتة
5. يجب الالتزام بأحكام اللائحة المالية الخاصة بدفاتر التحصيل 123 ومدة استعمالها – ومراجعتها والغاء القائم الغير مستعملة
6. (مدة استعمال الدفتر شهرين من تاريخ أول قسيمة وتجدد لمدة شهرين آخرين بمذكرة معتمدة من المدرسة
7. يجب مراعاة ان السكرتير قد استعمل الكربون ذو الوجهين
8. عدم الكشط او المسح / والتصويب يكون بالمداد الاحمر مع التوقيع بجانب التصويب من سكرتير المدرسة ومديرها
9. يكتب علي اخر قسيمة استخرجت جملة المبلغ المحصل بالحروف والارقام ويذكر ارقام القسائم ويوقع في نهاية التظهير كل من سكرتير المدرسة ومدير المدرسة
10. اعتماد مستندات شراء احتياجات المدرسة علي ان يسبق ذلك مذكرة شراء معتمدة من مدير المدرسة وناظر المدرسة
11. علي مدير المدرسة ان يطلع علي علم الخبر الدال علي توريد المبالغ للخزينة
12. علي مدير المدرسة التأكد من أن المبالغ التي تم تحصيلها بمعرفة السكرتير قد تم ايداعها بالبنك او بالبريد
13. في حالة الخطأ بدفتر 123 يجوز الغاء القسيمة ان تعذر تصويبها ويحتفظ بالأصل والصورة بالدفتر
14. علي مدير المدرسة اعتماد المستندات ( مستندات الشراء ) وتوجيه كل مستند الي الحساب الذي يصرف منه
15. علي مدير المدرسة تشكيل لجان الجرد بالمدرسة واعتماد استمارات الجرد 6 مخازن
16. علي مدير المدرسة الرد علي المكاتبات في الوقت المناسب ومتابعة القيد بدفتر الصادر والوارد وإنشاء ملف للنشرات والقرارات والتعليمات التي ترد للمدرسة ونظرا لإتساع الاختصاصات لمديري المدارس ونظارها بجانب النواحي الاشرافية فإنه يمكن تكليف بعض الوكلاء فيما يمكن ان يؤديه علي أكمل وجه مع توجيهيم ومتابعة الأعمال التي توكل اليهم



شئون مالية وإدارية
مقدمة
تعبر الأعمال المالية والإدارية بالمدرسة ركنا أسياسيا من أركان العملية التعليمية ويتوقف نجاح العملية التعليمية علي مدي نجاح العمل المالي والإداري بالمدرسة لذا يجب علي القائمين علي الأعمال الإدارية والمالية أن يتعرفوا علي أصولها وقواعدها حيث أن الجهل بالقانون لا يعفي منه 0وكل من قام بالعمل المالي والإداري سواء كان إداريا أو مديرا يجب أن ينمي معلوماته ماليا وإداريا بالإطلاع علي النشرات والكتب الدورية التي ترد إلي المدرسة ودراستها كما أدعو السادة مديري المدارس لإنشاء قسم خاص بمكتبة المدرسة يتم تزويده بصورة من كل النشرات المالية والإدارية التي ترد إلي المدرسة مع حفظها بملف خاص لكل عام دراسي علي حده ويحفظ بمكتبة المدرسة للرجوع إليها عند الحاجة إليها وكذلك تزويد هذا القسم بمجموعة من اللوائح والقوانين والتي يمكن شراؤها من المكتبة الأميرية مثل لائحة المخازن ولائحة بدل السفر وقانون المزادات والمناقصات 0000000 الخ أي انه يمكن إنشاء فرع بالمكتبة يكون مرجعا لكل الأعمال الإدارية والمالية التي تخص المدرسة علي تبقي بعهدة أمين المكتبة مثل باقي الكتب0أن مدير المدرسة الناجح ليس هو الذي يكشف الأخطاء المالية والإدارية بعد وقوعها وإنما هو الذي يمنع وقوع هذه الأخطاء بمعرفته بأصول العمل المالي والإداري وقواعده ومن ثم يضع النظام الداخلي الذي يكفل حسن سير العمل ويمنع وقوع هذه المخالفات 0وأسال الله تعالي أن يوفق الجميع لما فيه الخير .


واجبات مدير المدرسة المالية والإدارية
النظام بالمدرسة لذا يجب أن يلم مدير المدرسة بأصول وأسس العمل المالي والإداري قدر الامكان ري هو أساس علي القائمين بهذا العمل علي أساس صحيح وفي إطار من العلاقات الإنسانية الجيدة حتي يمكنه الإشراف مدير المدرسة هو المسئول عن إدارة المدرسة لتحقيق أفضل النتائج وحيث إن العمل المالي والإدارة التي تدفع العاملين إلي حسن تأدية أعمالهم بالشكل المطلوب
0ومن أهم واجبات مدير المدرسة المالية والإدارية
1- توزيع العمل علي الإداريين بالاشتراك مع التوجيه المالي والإداري حسب قدارتهم وخبراتهم بما يكفل حسن إنجاز العمل وأن يتم هذا التوزيع بموجب محضر توزيع رسمي بوقع عليه الجميع ويعتمد من مدير المدرسة ويحتفظ به طرفه
02- الإشراف علي عملية تحصيل الرسوم المدرسية وتوريدها أولا بأول إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد والتأكد من عدم احتفاظ السكرتير بها في الخزنة أو طرفه والإطلاع علي إيصالات التوريد للبنك والتوقيع عليها
03- التأكد من أن السكرتير يقوم بجمع الرسوم طبقا للنشرة الواردة من المديرية
4- الإشراف علي الصرف من الأنشطة في حدود اللوائح والقوانين المنظمة لعلمية الصرف
5- جرد الخزينة جردا مفاجئا من وقت لآخر وعمل محضر جرد والاحتفاظ بها في سجل خاص طرفه
6- الإبلاغ عن حوادث السرقة أو الاختلاس فور وقوعها
7- الإشراف علي أعمال التوريدات من حيث توزيع الكتب علي الطلبة والتأكد من وصولها للمدرسة قبل بدء العام الدراسي بوقت كاف
8- اعتماد مستندات الشراء الخاصة بالمدرسة والتأكد من سلامتهاالأعمال الإدارية والمالية بالمدرسة
تنقسم أعمال الملية والإدارية بالمدرسة إلي خمسة أقسام هي
1- الأعمال المالية2- الأعمال المخزنية 3- أعمال شئون الطلبة 4- أعمال شئون العاملين 5- الأعمال الإدارية
أولا: الأعمال المالية
ويقوم بها سكرتير المدرسة ومن أهم هذه الأعمال:
1- السلف المستديمة والمؤقتة
2- تحصيل الرسوم المدرسية من الطلبة وتوريدها أولا بأول للبنك أو البريد وإطلاع مدير المدرسة علي إيصالات الإيداع
3- توريد الأنصبة المقررة إلي حساباتها بالبنوك المختلفة بالنسب التي تقررها نشرة الرسوم المدرسية
4- الإيداع والسحب بحساب المدرسة
5- العمل بالدفاتر المالية ذات القيمة 123 ت0ع 33ع0ح 37 ع0ح
6- امساك دفتري 20، 22 الخاص بحسابات المدرسة
7- حفظ مستندات الصرف الخاص بالأنشطة وتنظميها
8- صرف مرتبات وأجور العاملين بالمدرسة
9- خاتم شعارا لجمهورية
10- تولي مسئولية خزينة المدرسة وحفظ النقدية والدفاتر المالية ذات القيمة بها
11- مسك حساب رأس المال بالمدارس الصناعية والزراعية
أنواع المتحصلات بالمدارس
تنقسم المتحصلات بالدارس إلي نوعين
1- المتحصلات الأميرية :-
وهي المبالغ التي تورد لخزينة الدولة وهي علي سبيل المثال : الدمغات - ثمن بيع الشهادات الدراسية – رسوم التقدم للامتحانات العامة – ثمن بيع العهد المستهلكة – الضرائب علي فواتير المشتريات – ثمن بيع الثمار – ومنتجات المدارس 00000الخ0 وتورد هذه المتحصلات علي القسائم 33ع0ح إلي خزينة الدولة
2- المتحصلات غير الأميرية
:- وهي المتحصلات الخاصة بالمدرسة وتورد إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد وهي علي سبيل المثال : رسوم مجلس الآباء – الحوادث – المعامل – الأنشطة – – الخ
اعداد : نبيل سيد شحاته مدير ادارة المدرسة